Wie Sie eine CRM Software für Ihr Unternehmen richtig auswählen
Die Wahl einer CRM-Software ist eine entscheidende unternehmerische Herausforderung, die oft mit Risiken verbunden ist. Es fühlt sich an, als würde man ein Spiel mit hohen Einsätzen spielen, bei dem die falsche Entscheidung erhebliche Konsequenzen haben kann. Viele Unternehmen kämpfen damit, eine passende Lösung zu finden – sei es aufgrund hoher Kosten, fehlender Funktionen oder mangelnder Anpassungsfähigkeit an betriebliche Prozesse. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, ist es entscheidend, die CRM-Anforderungen klar zu definieren und darauf basierend die richtige CRM-Software auszuwählen.
In unserem Beitrag, der auf einer sorgfältigen Recherche basiert, bieten wir eine umfassende Checkliste zur Auswahl der idealen CRM-Software. Diese Checkliste deckt alle notwendigen Funktionen ab und dient als Leitfaden, um sicherzustellen, dass Ihre Entscheidung fundiert und effektiv ist.
Was Sie in diesem Beitrag lesen:
- Wir helfen Ihnen, die wichtigsten CRM-Anforderungen zu verstehen, nach denen Sie suchen sollten.
- Wir erklären Ihnen, warum Sie Anforderungen sammeln müssen.
- Wir haben die wichtigsten Fragen für Sie, die Sie als Ausgangspunkt für die CRM-Bewertung stellen können.
- Wir beiten Ihnen eine Checkliste bzw. Anleitung, damit Ihre CRM-Bewertung und -Implementierung reibungslos verläuft
Schlüsselanforderungen für die CRM-Software
Durch umfangreiche Erfahrung und Recherche haben wir eine umfassende CRM-Bewertungscheckliste mit den wichtigsten CRM-Anforderungen zusammengestellt, auf die Sie achten sollten, wenn Sie Anbieter für Ihr Unternehmen recherchieren und vergleichen.
Diese Anforderungen gelten am häufigsten für durchschnittliche Unternehmen, einige gelten jedoch möglicherweise nicht für alle. Verschiedene Arten von CRM-Systemen konzentrieren sich auf unterschiedliche Funktionen. Daher ist es wichtig, im Rahmen einer CRM-Bedarfsanalyse zu wissen, welche Funktionen Ihr Unternehmen benötigt, bevor Sie Anbieter in die engere Auswahl nehmen.
Hier ist eine Checkliste gängiger CRM-Anforderungen:
#1. Account- und Kontaktverwaltung
Das Kontaktmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil von CRM-Lösungen und ermöglicht es Unternehmen, Daten von Leads, Interessenten und Kunden zu sammeln, zu speichern und darauf zu reagieren. Erhalten Sie eine einheitliche Ansicht der zugehörigen Konten, Opportunities, Tickets, Umfragen, Notizen und des Kommunikationsverlaufs. Mithilfe fortschrittlicher CRM-Systeme können Sie Kontakte auf einer Karte lokalisieren, sie anhand geografischer Details filtern und Kontaktempfehlungen erhalten.
Das Kontaktmanagement
Durch ein effektives Kontaktmanagement können Sie also hochwertige Leads viel schneller qualifizieren.
Die Account- Kontoverwaltung
Die Kontoverwaltung ist ein weiterer Aspekt, der Ihnen die Erstellung von Konten ermöglicht und Kontohierarchiefunktionen bereitstellt, um zugehörige Konten mit dem übergeordneten Konto zu verknüpfen. Sie können KI-gestützte Verkaufsempfehlungen nutzen, um Cross-Selling-, Upsell- und Retention-Angebote zur richtigen Zeit an die richtigen Kunden zu senden.
Mithilfe der Gebietsverwaltungsfunktionen können Sie Gebiete nach Land oder Bundesstaat erstellen und diese manuell oder automatisch Konten zuweisen. Sie können einem Verkäufer auch mehrere Gebiete oder einem Gebiet mehrere Verkäufer zuweisen. Erstellen Sie Gruppen- oder Einzeltermine, fügen Sie Kalenderlinks in E-Mails ein und helfen Sie Kunden bei der Auswahl eines Datums und einer Uhrzeit, die für alle Parteien geeignet ist.
Sie möchten die Zeit Ihres Teams nicht mit ineffektiven Kontaktmanagementpraktiken verschwenden. Wenn Sie also eine Demo anfordern, versuchen Sie zu verstehen, wie das Kontaktmanagement im Hinblick auf automatisierte Arbeitsabläufe und Echtzeitfreigabe funktioniert.
- Kontohierarchie
- Kontoverwaltung
- KI-basierte Verkaufsempfehlung
- Terminkalender
- Kontaktmanagement
- Kontaktkarte
- Kontaktempfehlung
- E-Mail-Bestätigung und Vorschlag
- Gruppenterminkalender
- Organigramme
- Territoriale Hierarchie
- Territoriales Management
- Verwaltung der Gebietsbenutzer
#2. Kunden Kommunikations Management
Diese Funktion konzentriert sich normalerweise auf Kommunikationskanäle wie Anrufe, E-Mails und Textnachrichten. Einige robuste Lösungen verfügen über integrierte Anrufer, mit denen Sie Anrufe direkt vom System aus tätigen können. Sie können alle eingehenden und ausgehenden Anrufe aufzeichnen, wichtige Anrufe zum späteren Nachschlagen speichern und Erinnerungen für bevorstehende Anrufe einrichten. Planen Sie Anrufe ganz einfach für später und kategorisieren Sie verschiedene Anruftypen mithilfe benutzerdefinierter Tags.
Management der Kundenkommunikation
Einige CRM-Systeme ermöglichen eine direkte Kommunikation über die Plattform, sodass Sie nicht zwischen Lösungen wechseln müssen.
Wenn es um E-Mails geht, können Sie diese automatisch den jeweiligen Kontaktdatensätzen zuordnen. Integrieren Sie beliebte E-Mail-Anbieter wie Gmail und Outlook für einen einfacheren Zugriff. Planen Sie E-Mails für ein zukünftiges Datum und eine zukünftige Uhrzeit und erhalten Sie Echtzeitbenachrichtigungen, wenn potenzielle Kunden E-Mails öffnen.
Sie können vorgefertigte E-Mail-Vorlagen verwenden oder benutzerdefinierte Vorlagen von Grund auf erstellen, um schnelle, personalisierte E-Mail-Kampagnen zu erstellen. Mit CRM-Systemen können Sie Massen-E-Mails versenden und Bounce- und Zustellraten überwachen. Sie können KI auch verwenden, um E-Mail-Antworten zu analysieren und sich auf potenzielle Kunden zu konzentrieren, wenn diese wahrscheinlich mit ihnen interagieren.
Für den SMS-Kanal benötigen Sie CRM-Lösungen, die Einblicke in die Leistung liefern und analysieren können, welche Muster die meisten Reaktionen erhalten. Sie können SMS-Nachrichten auch basierend auf den Zeitzonen des Kunden planen und SMS-Vorlagen verwenden, um schnell Nachrichten zu erstellen.
- KI im E-Mail-Management
- Automatische Voicemail
- Integrierter Anrufer
- Anrufprotokolle
- Anruf-Popup
- Anrufaufzeichnung
- Anruferinnerungen
- Anrufplanung
- Anrufbeschriftung
- Vorgefertigte Antworten
- Direkte Kommunikation per E-Mail
- E-Mail-Zuordnung mit CRM-Datensätzen
- E-Mail-Client-Integration
- E-Mail-Planung
- E-Mail-Status
- E-Mail-Vorlagen
- Massen-E-Mails
- SMS-Analyse
- Interaktion per SMS
- SMS planenSMS-Vorlagen
#3. Dashboards und Reports
Suchen Sie nach Systemen, die vorgefertigte, benutzerdefinierte Berichte und Dashboards bereitstellen. Einige Lösungen bieten Balken-, Linien-, Kreis-, Säulen-, Trichter-, Heatmap- und Donut-Diagramme zur Visualisierung von Daten. Sie können über eine Drag-and-Drop-Oberfläche anpassbare Berichte erstellen und Daten nach Bedarf analysieren.
Dashboards und Berichte
Mithilfe von Dashboards können Sie große Datenmengen einfach visualisieren.
Vertriebsmitarbeiter benötigen Aktivitätsberichtsfunktionen, die bei der Erstellung von Berichten für E-Mails und Anrufe helfen. Mit CRM-Software können Sie detaillierte Transaktions- und E-Mail-Berichte erstellen, die das Engagement überwachen. Solche Tools helfen dabei, die Leistung zu verfolgen und den Fortschritt der Kampagne im Auge zu behalten.
Sie können Dashboards auch mit anderen teilen, sie als PDF exportieren und per E-Mail an ausgewählte Personen senden. Mit der Lösung können Sie Berichte im XLS- oder CSV-Format exportieren und deren automatische Zustellung regelmäßig planen. Sehen Sie sich Berichte in der Vorschau an, um die Daten vor der Veröffentlichung zu überprüfen und zu bearbeiten und so die Datengenauigkeit aufrechtzuerhalten.
- Aktivitätsberichte
- API-Nutzungs-Dashboard
- Anrufanalyse
- Diagramme und Visualisierungen
- Anpassbares Dashboard
- Benutzerdefinierte Berichte
- Dashboards teilen
- Transaktionsberichte
- E-Mail-Berichte
- Integrieren Sie das Diagramm
- Vorgefertigte Dashboards und Berichte
- Berichtsübersicht
- Berichte teilen
- Benutzer-Homepage oder Dashboard
#4. Dokumenten Management
Eine wichtige Anforderung im CRM, insbesondere wenn Sie ein großes Unternehmen mit vielen zu verwaltenden Dateien sind, ist die Dokumentenverwaltung. Fortschrittliche CRM-Lösungen bieten NLP-Funktionen, die das Auffinden von Dokumenten erleichtern. Die Dokumentkonvertierung hilft dabei, Offline-Dokumente in Webversionen für die Online-Anzeige zu konvertieren.
Dokumenten-Management
Document Management verbessert die Dateiorganisation und ermöglicht das Herunterladen von Dokumenten aus mehreren Quellen. Q
Sie können Dokumente und Anhänge in einem zentralen Repository speichern und Zugriff basierend auf Rollen innerhalb des Unternehmens gewähren. Dies trägt dazu bei, vertrauliche Dateien zu schützen. Bei einigen CRM-Systemen ist es sogar möglich, Dateien mit einem verschlüsselten Link per E-Mail oder Chat zu teilen. Sie können auch Dokumente an verschiedene CRM-Datensätze anhängen, z. B. Leads, Konten, Kontakte und Geschäfte sowie Organisationsverbesserungen.
- Erweiterte Suchfunktionen
- Dokumentenkonvertierung
- Vorlage von Dokumenten
- Dokumentenfreigabe
- Anhänge
- Spielbücher
- Versionsgeschichte
#5. Lead Management
Zwei entscheidende Teile des Kundenbeziehungsmanagements sind die ordnungsgemäße Generierung und Verwaltung von Leads. CRMs bieten automatische Lead-Verteilungsfunktionen, die Vertriebsmitarbeiter anhand von Kriterien wie Geografie und Produkt Leads zuweisen. Die Lead-Bewertung ist eine wichtige Überwachungsfunktion, die es ermöglicht, Bewertungsregeln anzupassen, sodass Sie Leads genau kategorisieren können.
Lead-Verwaltung CRM-Anforderungen
Pipelines tragen dazu bei, die Verkaufsphasen sauber und organisiert zu halten.
Sie können mobile Kartenscanner-Apps verwenden, um Geschäftsinformationen in die Plattform einzugeben. Robuste CRM-Systeme bieten KI, die Informationen aus Vertriebsaktivitäten erfasst und Leads identifiziert, die wahrscheinlich konvertieren oder in der Pipeline stecken bleiben. Sie können auch die besten nächsten Schritte zur Qualifizierung von Leads und zum Erfassen von Leads von LinkedIn erhalten, indem Sie deren Berufsbezeichnung und Standort abrufen.
- KI in der Lead-Konvertierung
- KI im Leadmanagement
- Automatische Lead-Verteilung
- Kartenscanner
- Datenanreicherung
- E-Mail-Analysator
- Spuren erfassen
- Lead-Score
- LinkedIn-Lead-Erfassung
- Gewinn-Verlust-Analyse
#6. Opportunities/Deals Management
Es ist wichtig zu wissen, wie Ihr CRM Chancen verwaltet und wie Marketing- und Vertriebsteams zusammenarbeiten können. Benutzer von CRM-Systemen können Verkaufschancen vom ersten Kontakt bis zum Verkaufsabschluss verwalten, indem sie jeden Lead dem qualifiziertesten Vertriebsmitarbeiter zuweisen, der ihn betreut und sicherstellt, dass jeder Lead Aufmerksamkeit erhält.
Chancenmanagement
Sie können Aktivitäten wie das Versenden von E-Mails, das Tätigen von Anrufen sowie das Erstellen von Terminen und Aufgaben verwalten. Generieren Sie neue Möglichkeiten, filtern Sie sie nach Bedarf und weisen Sie verschiedenen Phasen Erfolgswahrscheinlichkeiten zu. Die meisten CRMs bieten mehrere Vertriebspipelines und ermöglichen den Import von Pipelines aus anderen Systemen. Dies bietet Einblick in mehrere Möglichkeiten aus einer einzigen Ansicht.
- Aktivitätsmanagement
- KI im Chancenmanagement
- Reisedesigner
- Mehrere Vertriebspipelines
- Chancenmanagement
- Chancenwahrscheinlichkeit
- Vertriebspipeline/Kanban-Ansicht von Opportunities
#7. Verwaltung von Angeboten, Aufträgen und Verträgen
Viele Premium-CRM-Lösungen bieten automatische Auftragserstellungstools und helfen dabei, Verträge manuell oder automatisch aus Angeboten, Aufträgen und Opportunities zu erstellen. Sie können Verträge effizient verwalten, Details verfolgen und Fotokopien anhängen, um den Zugriff zu erleichtern. Mit dem System können Sie mithilfe anpassbarer Vorlagen Rechnungen ausstellen und Vertriebsmitarbeiter zuweisen, wenn das Fälligkeitsdatum der Zahlung näher rückt.
Es hilft bei der Auftragsverwaltung und erstellt Aufträge aus Vorlagen. Sie können Aktivitäten, Dokumente und Kommunikation im Zusammenhang mit jeder Bestellung verfolgen. Großbestellungen basierend auf Kontakten, Konten, Phasen und Budgets. Die Lösung vereinfacht außerdem Liefer- und Zahlungspläne und ermöglicht Ihnen die entsprechende Ausstellung von Verträgen und Rechnungen.
- Automatische Auftragserstellung
- Erstellung von Verträgen
- Vertragsmanagement
- Rechnungsverwaltung
- Auftragsgenerierung
- Bestellverlauf
- Auftragssegmentierung
- Quotengenerierung
- Liefer- und Zahlungsplan
#8. Vertriebs-Performance-Management
Diese Fähigkeit ist ein wesentliches Element des Geschäftsbetriebs und der Zielverwaltung. Sie können Verkaufskampagnen per E-Mail, Telefon, Social Media, Werbung und Webinare erstellen und deren Wirksamkeit anhand von Berichten und Statistiken analysieren.
Vertriebsleistungsmanagement
Messen Sie die Vertriebs- und Pipeline-Leistung mit Tools wie Apptivo
Das System liefert Verkaufsprognosen und differenzierte Leistungseinblicke basierend auf Vertriebsmitarbeitern, Teams, Unternehmen und Produkten. Gamification ermöglicht es Vertriebsleitern, einen gesunden Wettbewerb zu fördern und die Team- und Einzelleistung zu verbessern.
Fortschrittliche CRM-Lösungen bieten KI, die Anomalien anhand der bisherigen Leistung erkennt und Sie in Echtzeit über die Vertriebsleistung informiert. Sie können auch den Erfolg Ihrer Kampagne vorhersagen und Zielempfehlungen erhalten, die Sie bei der Entwicklung von Geschäftsstrategien weiter unterstützen.
- KI-basierter Anomaliedetektor
- KI-gestützte Coaching-Aktionen
- Gamifizierung
Zielmanagement - Verkaufskampagnen
- Verkaufsprognose
- Zielerreichung
#9. Zusammenarbeit im Team
Teamzusammenarbeit ist ein wesentlicher Bestandteil der Führung von Unternehmen, und Sie sollten alles in Ihrer Macht Stehende tun, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Bei CRM-Systemen müssen Sie sich nur um den Kommunikationsteil kümmern, da dieser sich um die Zusammenarbeit kümmert und dafür mehrere Möglichkeiten bietet.
Sie können Teamgruppen erstellen, Anhänge teilen und Updates über verschiedene Kanäle in einem zentralen System veröffentlichen und empfangen. Vertriebsmitarbeiter können ihre Standorte mithilfe von Geotagging senden, um alle auf dem Laufenden zu halten, und Personen in Beiträgen und Kommentaren erwähnen, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen.
Werkzeuge zur Zusammenarbeit
Chatten Sie direkt aus CRMs und sparen Sie Zeit mit einer einzigen Plattform.
Die Lösung bietet auch private Chat-Funktionen, um Vertriebsaktualisierungen mit internen Stakeholdern zu teilen und die Vertraulichkeit zu wahren. Fügen Sie Tags manuell oder automatisch hinzu, um Aufzeichnungen für einen einfachen Zugriff zu kategorisieren, zu identifizieren und zu segmentieren.
- @Erwähnen
- Privater Chat
- Etiketten
- Benutzergruppen
#10. Workflows und Prozessautomatisierung
Ein gutes CRM macht Ihre Teams effizienter und produktiver. Zu diesem Zweck verfügen viele über Funktionen zur Workflow-Automatisierung, etwa das Versenden von Erinnerungen an einen geplanten Verkaufsanruf oder Benachrichtigungen, wenn ein neuer Lead in das System gelangt.
Mit anderen Tools können Benutzer benutzerdefinierte Genehmigungsprozesse und Workflows einrichten, die Aufgaben automatisieren. Diese Workflows werden automatisch ausgelöst, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, was Zeit und Aufwand spart. Sie können auch vorgefertigte Vorlagen verwenden oder benutzerdefinierte Vorlagen von Grund auf erstellen, um diesen Prozess zu vereinfachen.
- Akkreditierungsregeln
- Vordefinierte Workflow-Vorlagen
- Verkaufsprozess-Editor
- Validierungsregeln
- Workflow-Regeln
Bedeutung der Anforderungserfassung
Das Erfassen von Anforderungen ist ein grundlegendes Element jeder Geschäftsentscheidung. Damit können Sie eine Liste der funktionalen, technischen und Lieferantenanforderungen der verschiedenen am Prozess beteiligten Stakeholder erstellen. Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, nach welchen Anforderungen Sie suchen müssen, sind Ihre Erwartungen an die Ergebnisse klar und können letztendlich die richtige Wahl treffen, wenn es um die Auswahl einer CRM-Lösung für Ihr Unternehmen geht.
Niemand kennt Ihr Unternehmen besser als Sie. Daher ist es wichtig, Ihre Erwartungen an die Plattform zu verstehen, bevor Sie mit der Suche nach einer Plattform beginnen. Sobald Sie wissen, was die Software für Ihr Unternehmen leisten soll, können Sie viel einfacher beurteilen, welche Lösungen Ihren Anforderungen entsprechen.
Bedarfsanalyse
Bevor Sie beginnen, ist es wichtig, die richtigen Grundlagen zu legen. Wenn Sie wissen, welche Anforderungen für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, wird Ihre Suche effizienter und weniger langwierig. Wenn Sie die gängigsten Funktionen und ihre Möglichkeiten kennen, können Sie schnell eine Liste mit Software erstellen, die in Betracht gezogen werden sollte.
Um Ihnen zu helfen, haben wir eine Liste mit vier Fragen erstellt, die Sie stellen können, um den Prozess zu starten.
1. Welche Ziele möchten Sie erreichen?
Ihr CRM-Anforderungsdokument sollte mit einem Plan und Erwartungen beginnen. Wenn Sie nicht wissen, warum Sie ein CRM benötigen, verzetteln Sie sich schnell in einem System, das niemandem gefällt und das Ihrem Unternehmen nicht wirklich zum Wachstum verhilft. Hier sind einige Überlegungen, die Sie berücksichtigen sollten:
Suchen Sie ein vollwertiges System oder gerade genug, um Ihren Tabellenkalkulations- oder Stift-und-Papier-Ansatz zu ersetzen?
Versuchen Sie, einen B2C-Kundenstamm zu bedienen, oder konzentrieren Sie sich auf den B2B-Bereich? B2C- und B2B-CRMs unterscheiden sich, daher ist es gut, sich der jeweils erforderlichen Nuancen bewusst zu sein.
Müssen Sie von einem bestehenden System auf eine cloudbasierte Lösung migrieren, um den Bedarf an IT-Ressourcen zu reduzieren oder die Transparenz zu verbessern?
Welche Ergebnisse erwarten Sie von der Software? Dazu können optimierte Vertriebs-, Marketing- und Kundendienstprozesse, integrierte Analysen und Leistungsverfolgung sowie Zugriff auf fortschrittliche Tools wie VoIP und Kollaborationsplattformen gehören.
Dadurch werden Sie mithilfe von RFPs und anderen Methoden zu den Produkten weitergeleitet, die Sie weiter prüfen sollten, und es werden bestimmte Funktionen hervorgehoben, die Sie in Ihre CRM-Anforderungscheckliste aufnehmen sollten. Es hilft Ihnen auch dabei, den Grad der Anpassung zu bestimmen, den Sie möglicherweise benötigen, da es unwahrscheinlich ist, dass ein CRM über alle Funktionen verfügt, die sofort einsatzbereit sind.
2. Auf welchen Grad an technischem Support haben Sie Zugriff?
Durch die Beantwortung dieser Frage können Sie feststellen, wie viel Flexibilität Sie mit den von Ihnen in Betracht gezogenen CRMs haben. Einige Systeme sind benutzerfreundlich und erfordern kein großes technisches Know-how für die Einrichtung und Verwaltung. Andere erfordern jedoch IT-Kenntnisse.
Darüber hinaus gilt: Je komplexer das System, desto schwieriger wird es zu implementieren sein. Am Ende werden Sie wahrscheinlich mit dem Anbieter oder einem Implementierungspartner zusammenarbeiten, was viel einfacher ist, wenn Sie über ein internes IT-Team verfügen. Dies gilt insbesondere für On-Premise-Lösungen, bei denen die Anpassungsmöglichkeiten umfangreicher sind und tiefere technische Kenntnisse erfordern.
3. Wie groß ist Ihr Unternehmen?
Nicht alle CRM-Systeme sind gleich aufgebaut. Einige richten sich an kleine Unternehmen, während andere eher für größere Unternehmen geeignet sind. Anbieter bieten eine breite Palette an Funktionen und damit auch unterschiedliche Komplexitätsgrade.
Stellen Sie sicher, dass Sie über die nötigen Ressourcen verfügen, um die Systemanforderungen zu erfüllen. Andernfalls erhalten Sie eine Software, die so kompliziert ist, dass sie Aufgaben schwieriger statt einfacher macht.
Die Kosten sind ein weiterer wichtiger Faktor. Lösungen für globale Unternehmen werden mit viel mehr Funktionen und einem höheren Preis ausgestattet sein. Oft erfordern diese Produkte mehr technische Unterstützung und Implementierungsunterstützung, was die Kosten weiter erhöht. Wenn Sie eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) nutzen, die pro Benutzer abgerechnet wird, wirkt sich auch die Anzahl der Mitarbeiter, die auf die Plattform zugreifen müssen, auf Ihre Bezahlung aus.
4. Bietet der Anbieter branchenspezifische Lösungen an?
Obwohl CRMs robust sind, müssen Sie wissen, ob sie über Funktionen verfügen, die die Branche Ihres Unternehmens unterstützen. Da dies sehr unterschiedlich ist, sollten Sie unbedingt die gebotene Sorgfalt walten lassen.
Gerade für Nischenbranchen mit besonderen Bedürfnissen ist es wichtig, eine branchenspezifische Lösung zu finden. Beispielsweise benötigt eine gemeinnützige Organisation möglicherweise einzigartige Fähigkeiten, um bei der Veranstaltungsplanung und der Mittelbeschaffung zu helfen. Berücksichtigen Sie beim Ausfüllen Ihrer CRM-Anforderungsvorlage unbedingt diese besonderen Überlegungen.
