Was bedeutet Anforderungsanalyse?

Die Anforderungsanalyse bei der CRM-Auswahl ist ein zentraler Schritt, um sicherzustellen, dass ein Customer-Relationship-Management-System genau zu den Bedürfnissen Deines Unternehmens passt. Sie dient dazu, systematisch alle Anforderungen an Funktionen, Prozesse und Schnittstellen zu erfassen, bevor ein konkretes CRM-Tool ausgewählt oder implementiert wird. Ohne diese Analyse riskierst Du, in eine Lösung zu investieren, die wichtige Prozesse nicht abbilden kann – oder überladen ist mit Funktionen, die niemand nutzt. Ziel ist es, Klarheit zu schaffen: Welche Aufgaben soll das CRM künftig übernehmen und welchen Mehrwert soll es konkret liefern?

Warum eine Anforderungsanalyse unverzichtbar ist

Ein CRM-System greift tief in Vertriebs-, Marketing- und Serviceprozesse ein. Deshalb muss vor der Entscheidung geklärt werden, wie diese Prozesse heute ablaufen, wo Schwachstellen bestehen und welche Ziele mit der Einführung verfolgt werden. Die Anforderungsanalyse hilft Dir dabei, interne Abläufe zu dokumentieren, Pain Points sichtbar zu machen und die Anforderungen der verschiedenen Nutzergruppen – etwa Vertrieb, Innendienst oder Geschäftsführung – in Einklang zu bringen. Sie schafft die Grundlage für einen strukturierten Auswahlprozess und schützt vor Fehlentscheidungen.

So läuft eine professionelle Anforderungsanalyse ab

Zunächst erfolgt die Bestandsaufnahme: Welche Systeme sind heute im Einsatz? Wie läuft die Kundenkommunikation? Welche Daten werden erfasst – und wie? Danach werden die funktionalen und technischen Anforderungen gesammelt. Dazu zählen etwa Lead-Management, Pipeline-Visualisierung, E-Mail-Integration, Reporting, Schnittstellen zu ERP oder Telefonie, aber auch Datenschutz und mobile Nutzung. Wichtig ist auch die Priorisierung: Was ist ein Muss, was ein Kann? In Workshops oder Interviews mit Stakeholdern entstehen so konkrete Anforderungskataloge, die später als Bewertungsraster für CRM-Anbieter dienen.

Der Nutzen für die CRM-Auswahl und darüber hinaus

Mit einer sauber durchgeführten Anforderungsanalyse bekommst Du nicht nur Klarheit über den tatsächlichen Bedarf, sondern auch ein belastbares Fundament für die Anbieteransprache. Du kannst gezielt Lösungen vergleichen, fundierte Entscheidungen treffen und den Auswahlprozess deutlich beschleunigen. Auch im späteren Projektverlauf – etwa bei der Konfiguration, Schulung oder Datenmigration – zahlt sich die Dokumentation der Anforderungen aus. Sie macht das Projekt messbar, nachvollziehbar und erfolgreicher.